1. Yleistä

Palvelumme mahdollistamiseksi ja laadun varmistamiseksi keräämme ja käsittelemme rajattua määrää sinua koskevia tietoja. Yksityisyytesi on meille tärkeä asia ja olemme sitoutuneet suojaamaan asiakkaidemme ja sivuston käyttäjien yksityisyyttä. Tämä sivu sisältää tärkeää tietoa keräämistämme tiedoista ja sinun oikeuksistasi päättää omien henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä. Pyydämmekin sinua tutustumaan sivun sisältöön huolella.

Hyväksymällä tietosuojakäytäntömme, hyväksyt samalla sen, että CarStation/Fikos Oy kerää, käsittelee ja käyttää henkilötietojasi tietosuojasääntelyn, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja seuraavien ehtojen mukaisesti.

Pidätämme oikeuden tehdä muutoksia tähän käytäntöön toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa. Tästä syystä pyydämme sinua lukemaan tämän sivun aika ajoin.

Mikäli sivustollamme on linkkejä, jotka johtavat toisten palveluntarjoajien sivustoille, tietosuojakäytäntömme ei sovellu näihin ulkopuolisiin sivustoihin.

2. Muodostuva rekisteri

2.1. Rekisterin nimi

CarStationin asiakasrekisteri

2.2. Rekisterinpitäjä

CarStation
Kutojantie 11
02630 Espoo
Suomi
Y-tunnus: 2605487-5

2.3. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Spartak Nura
etunimi.sukunimi@carstation.fi

2.4. Rekisterin muoto

Rekisteri kerätään sähköisessä muodossa sitä varten rakennettuun omaan tietokantaansa. Manuaalista aineistoa ei kerätä.

3. Mitä henkilötietoja keräämme ja miten?

Keräämme henkilötietoja pääasiassa asiakkailtamme ja sivuston käyttäjiltä itseltään palveluiden käytön ja yhteydenottojen yhteydessä. Osan tiedoista saamme analysoimalla sivuston käyttäjien toimia evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Saatamme myös kerätä tietoja julkisista lähteistä ja rekistereistä, kuten yrityksesi verkkosivuilta ja julkisista yritysrekistereistä.

Sivustomme toiminnan analysoimiseksi ja kehittämiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi, keräämme aika ajoin kävijätietoa Google Analytics -työkalun avulla. Lisää tietoa Google Analyticsin tietosuojasta on saatavilla osoitteessa https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=fi

Noudatamme tietojen minimoinnin periaatetta ja pyrimme keräämään vain aidosti tarvitsemamme tiedot. Kehotamme myös sinua antamaan meille vain ne tiedot, joita ehdottomasti tarvitsemme.

3.1. Tiedot, joita keräämme kaikista sivuston käyttäjistä

Kun saavut sivustollemme ja selaat sivujamme, kirjautumatta sisään tai sisäänkirjautuneena, saatamme kerätä sinusta seuraavia henkilötietoja:

• laitetiedot, kuten laitteen tunnus, käyttöjärjestelmä ja vastaavat versiot sekä muut laitteen tunnisteet,
• yhteyttä koskevat tiedot, kuten kellonaika, päivämäärä, käytön kesto, alkuperä, IP-osoite ja muu protokollatieto,
• palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot,
• istuntodata, kuten käyttäjän valinnat ja ostoskorin sisältö

Ilman sisäänkirjautumista emme voi yhdistää näitä tietoja suoraan sinuun henkilönä.

3.2. Tiedot, joita keräämme rekisteröitymisen ja tilausten yhteydessä

Käyttäjän rekisteröityessä asiakkaaksemme tai tämän tehdessä varauksen/tilauksen, joko rekisteröityneenä käyttäjänä tai rekisteröitymättä, keräämme käyttäjän meille oman suostumuksensa kautta luovuttamat tiedot. Voimme näissä yhteyksissä kerätä asiakkaistamme seuraavia henkilötietoja:

• henkilön nimi, yritys,
• yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet,
• rekisteröitymis- ja kirjautumistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,
• ikä, sukupuoli ja äidinkieli,
• ajoneuvon tiedot, kuten rekisterinumero, merkki, malli, vuosimalli sekä muut palveluiden vaatimat ajoneuvon tiedot,
• asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, myyjätiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot,
• viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot sekä palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot,
• laitetiedot, kuten laitteen tunnus, käyttöjärjestelmä ja vastaavat versiot sekä muut laitteen tunnisteet,
• yhteyttä koskevat tiedot, kuten kellonaika, päivämäärä ja käytön kesto, alkuperä, IP-osoite ja muu protokollatieto,
• mahdolliset kiinnostustiedot,
• mahdolliset luvat ja suostumukset,
• mahdolliset tarjonnanestotiedot, sekä
• mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot.

Rekisteröityminen ja tilauksen teko edellyttävät tietyt pakolliset tiedot, jotka on merkitty lomakkeisiin. Ilman näitä tietoja emme voi käsitellä rekisteröitymistäsi tai tilaustasi. Lomakkeilla olevien muiden mahdollisten tietokenttien täyttäminen on vapaaehtoista. Mikäli annat meille vapaaehtoisesti lisätietoja, voimme käyttää tietoja palvelumme kehittämiseen. Vapaaehtoisten kenttien tyhjäksi jättämisellä ei ole negatiivisia vaikutuksia asiakkuuteen tai tilaukseen.

Mikäli annat meille toisen henkilön henkilötietoja, sinun tulee hankkia ennalta tämän henkilön suostumus. Tällöin sinun tulee informoida kyseistä henkilöä siitä, miten käsittelemme hänen henkilötietojaan tietosuojakäytänteemme mukaisesti.

4. Millä perusteella henkilötietoja keräämme ja käsittellemme?

Toimintamme mahdollistamiseksi meidän täytyy kerätä, käsitellä, säilyttää ja joissain tapauksissa jopa jakaa asiakkaidemme henkilötietoja. Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallisia henkilötietojen keräämis- ja käyttötarkoituksia meille ovat:

• sopimusvelvoitteiden toteuttaminen asiakkaidemme suuntaan;
• oikeudellisten velvoitteiden ja vaateiden täyttäminen;
• asiakasviestintä ja yhteydenottopyyntöihin vastaaminen;
• liiketoimintamme kehittäminen; ja
• palveluidemme kohdentaminen sinulle.

Oikeudellinen peruste henkilötietojesi keräämiselle ja säilyttämiselle on useimmiten EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1. kohdan nojalla jokin seuraavista:

• rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
• käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
• käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi

Saatamme käsitellä henkilötietojasi usealla eri perusteella, kuten sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi. Liiketoimintamme harjoittamiseksi ja kehittämiseksi käsittelemme henkilötietojasi myös oikeutetun etumme nojalla. Lisäksi voimme käsitellä tietojasi suostumuksesi nojalla.

4.1. Turvallisuus ja suojaaminen

Valitettavasti kaikki sivustomme käyttäjät eivät ole yhtä ystävällisiä kuin sinä. Olemme lain nojalla velvoitettuja suojaamaan tietojasi asianmukaisesti (lain velvoitteiden noudattaminen). Yrityksemme suojaaminen on vahvasti intressissämme (oikeutettu etu). Suojaamista varten meidän on kerättävä henkilötietoja, jotka auttavat meitä tunnistamaan potentiaaliset hyökkääjät ja torjumaan riskejä. Tähän tarkoitukseen käytämme mm. yhteyttä koskevia tietoja ja kirjautumistietoja.

4.2. Toimintaprosessit ja asiakastapahtumien varmentaminen

Kun asioit sivustollamme ja teet varauksia tai tilauksia, osa prosesseista tapahtuu taustalla. Palveluiden mahdollistamiseksi ja asiakastapahtumien varmentamiseksi tarvitsemme tietoja varauksen tunnistamiseksi asiakkaalle kuuluvaksi, sekä yhteydenottoon mahdollisissa ongelmatilanteissa. Pystyäksemme tarjoamaan tilaamasi tuotteet ja palvelut tarvitsemme henkilötietojasi (sopimuksen täyttäminen).

Toimintamme mahdollistamiseksi käytämme mm. nimitietoja, yhteystietoja, rekisteröitymis- ja kirjautumistietoja, asiakassuhdetta koskevia tietoja, viestintätietoja, laitetietoja ja muita tarvitsemiamme asiakkaan tietoja.

Ajoneuvon tietoja tarvitsemme asiakkaan ajoneuvon tunnistamiseen ja löytämiseen toimipisteen ympäristössä. Lisäksi jotkin palveluista, kuten tuulilasin vaihto, ilmastointihuolto tai renkaiden vaihto vaativat ajoneuvon tarkan tunnistamisen oikean tuotteen löytämiseksi. Mm. leasing-autojen laskutuksen kohdistaminen ja rengashotellissa olevien renkaiden kohdistaminen oikeaan autoon vaativat ajoneuvon tarkan tunnistamisen.

4.3. Asiakastuki, asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen

Asioidessasi asiakaspalvelumme kanssa me voimme tallentaa tiedot, jotka toimitat meille. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi yhteydenoton syy, reklamaatiot, muokkaukset tilauksiin, erityispyynnöt jne. Tallennettavat tiedot riippuvat yhdeydenoton syystä.

Haluamme kehittää palveluamme ja toimia entistä paremmin seuraavilla kerroilla. Tästä syystä tallennamme myös asiakaspalvelutilanteisiin liittyvää tietoa. Tiedot auttavat meitä palvelemaan sinua nopeammin ja paremmin. Asiakaspalvelun yhteydessä käytettäviä tietoja voivat olla mm. asiakassuhdetta koskevat tiedot, kirjautumistiedot, viestintätiedot tai muut asiakkaan tiedot. Tiedot ovat tarpeellisia täyttääksemme tilausvelvoitteemme (sopimuksen täyttäminen). Lisäksi kaupallisena intressinä on palvella sinua parhaalla mahdollisella tavalla (oikeutettu etu).

4.4. Palvelun analysointi ja kehittäminen

Palvellaksemme asiakkaitamme entistä paremmin, haluamme kehittää sivustoamme, prosessejamme ja asiakaspalveluamme jatkuvasti parempaan suuntaan. Intressissämme on tarjota asiakkaillemme suorituskykyistä palvelua ilman odotuksia tai järjestelmän kaatuilua (oikeutettu etu). Analysoimme ja valvomme järjestelmämme toimintaa keräämiemme tietojen avulla. Lisäksi käytämme apuna Google Analytics -työkalua.

4.5. Muu tietojen käsittely

Voimme käsitellä henkilötietoja eri perusteilla myös seuraaviin tarkoituksiin:

• tiedottaminen,
• markkinointi,
• analytiikka ja tilastointi,
• mielipide- ja markkinatutkimukset, sekä
• muut vastaavat käyttötarkoitukset.

Käsitellessämme henkilötietoja, huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämät perusteet henkilötietojen käsittelyyn.

5. Käytämmekö evästeitä?

Kyllä, käytämme sivustollamme evästeitä. Evästeiden käytöstä olemme laatineet oman evästekäytännön.

6. Kuka käsittelee keräämiämme tietoja?

Henkilötietojasi käsittelevät pääsääntöisesti yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Tietojasi käsitellään ainoastaan, kun sille on todellinen tarve ja peruste. Henkilöstömme on sitoutunut suojaamaan ja pitämään salassa henkilötietosi.

6.1. Luovutetaanko tietoja kolmansille osapuolille?

Osana toimintaamme, hankimme osan palveluista alihankintana valituilta palveluntarjoajilta. Jokaisella palveluntarjoajalla on tarkoin rajattu pääsy vain niihin henkilötietoihin, joihin heillä on todellinen tarve.

Käyttämämme palveluntarjoajat ovat sitoutuneet noudattamaan hyviä ja nykyaikaisia tietoturvakäytäntöjä, pitämään henkilötiedot turvassa ja salassa, sekä käsittelemään tietoja ainoastaan todelliseen tarpeeseen, meidän pyynnöstämme ja ohjeistuksemme mukaisesti. Alla on lista tahoista, joille voimme jakaa tietoja tarvittaessa:

IT-palveluntarjoajat
Ostamme sovelluskehitystä, ja IT-palveluita ulkopuolisilta toimittajilta. Osalla toimittajista saattaa roolinsa ja pääsyoikeuksiensa vuoksi olla pääsy myös järjestelmän sisältämiin henkilötietoihin. Tehtävät, kuten vianhaku, tekninen avustaminen ja analysointi jne. saattavat vaatia, että toimittajalla on pääsy osaan tai kaikkiin henkilötietoihin. Kaikki palveluntarjoajamme ovat sitoutuneet käsittelemään tietoja ohjeistustemme mukaisesti ja pitämään käsittelemänsä tiedot salassa.

Liiketoimintaamme tukevat palveluntarjoajat
Joissain tapauksissa saatamme jakaa rajattuja henkilötietoja muiden palveluntarjoajien kanssa, jotka omalla toiminnallaan pyrkivät tukemaan liiketoimintaamme esimerkiksi arvioimalla tai optimoimalla markkinointikampanjoitamme, tai tarjoamalla kohdistettua markkinointia yrityksellemme.

Leasing- ja vakuutusyhtiöt
Osassa toteuttamistamme palvelutilauksista voi kolmantena osapuolena olla leasing- tai vakuutusyhtiö. Näin käy esimerkiksi, kun palvelumme kohdistuu leasing-autoon ja lasku ohjataan leasing-yhtiölle. Tällöin joudumme laskutuksen yhteydessä siirtämään ajoneuvon ja asiakkaan tietoja. Samoin voi käydä myös esimerkiksi silloin, kun vaihdamme vakuutusyhtiön lukuun ajoneuvon tuulilasin.

Maksuvälityspalvelut
Kun maksat ostoksesi toimipisteessämme tai sivustollamme, maksamiseen liittyviä tietojasi saattaa siirtyä maksuvälityspalvelulle tai korttiyhtiölle. Etenkin verkkomaksujen mukana voi summan lisäksi siirtyä tietoja ostetuista tuotteista ja asiakkaan nimi, osoite ym. tietoja. CarStation ei itse tallenna korttitietojasi, vaan ne ainoastaan välitetään maksuvälityspalveluille.

Viranomaiset
Joskus voi valitettavasti käydä niin, että jotkut käyttäjistämme, asiakkaistamme tai palveluntarjoajistamme toimivat laittomasti tai vahingoittaakseen meitä tai muita asiakkaitamme. Tällaisissa tilanteissa voimme olla lain mukaan velvoitettuja luovuttamaan henkilötietoja viranomaisille. On myös meidän intresseissämme estää tällaista vahinkoa syntymästä ja itse toimia aktiivisesti etujemme valvojina.

6.2. Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. Mahdolliset luovutukset EU:n ulkopuolelle koskevat ainoastaan tilanteita, jossa käyttämiemme järjestelmien palvelimet sijaitsisivat EU:n ulkopuolella. Mikäli näin tapahtuisi, huolehdimme siitä, että tietojesi käsittely, siirto ja tallennus toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.

7. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietojasi vain niin pitkään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle, tai kuin sopimus tai laki vaatii. Säilytysajat vaihtelevat käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään pidempiäkin aikoja. Pyrimme pitämään tiedot ajan tasalla ja oikeina. Toivommekin, että päivität tietosi järjestelmässämme niiden muuttuessa.

8. Miten tietoja säilytetään?

Henkilötiedot säilytetään palveluntarjoajiemme ylläpitämillä palvelimilla. Palvelimet sijaitsevat EU:n alueella ja lukituissa tiloissa, luotetuissa konesaleissa. Rekisteri on talletettu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuun tietokantaan, johon on pääsy vain CarStationin valtuuttamilla henkilöillä. Palvelimet on suojattu alan yleisten ja nykyaikaisten käytäntöjen mukaisesti.

Henkilötietoja voivat käsitellä ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtävien puolesta tämä on perusteltua. Henkilötietojen käyttö on suojattu asianmukaisin käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Henkilökuntamme on sitoutunut pitämään henkilötietosi salassa.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on sivustomme käyttäjänä ja asiakkaanamme oikeus saada täsmällistä ja selkeää tietoa keräämistämme ja säilyttämistämme henkilötiedoista ilmaiseksi. Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Sinulla on myös:

• oikeus saada tietää mitä tietoja sinusta keräämme ja miten tietojasi käsitellään;
• oikeus saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
• oikeus vaatia henkilötietojesi päivittämistä ajan tasalle;
• oikeus vaatia tietojesi poistamista;
• oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä;
• oikeus saada tietosi koneellisesti luettavassa muodossa siirrettäväksi toiseen järjestelmään;
• oikeus peruuttaa suostumuksesi ja vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin, kuin henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen;
• oikeus esittää valitus EU:ssa toimintavaltaiselle valvontaviranomaiselle

Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Huomaathan, että henkilötietojen keräämisen tai käsittelyn estäminen voi johtaa siihen, että palvelun käyttö ei jatkossa enää ole mahdollista teknisten syiden vuoksi.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

10. Yhteydenotot

Henkilötietoihin liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä kohdassa 2 mainittuun rekisteriasoista vastaavaan henkilöön sähköpostilla.

Oikeuksiasi koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisina tai sähköpostitse rekisteriasiosta vastaavalle henkilölle.